「現場の社員が自らデータ分析」を効果的に行うためには (3)


前々回前回からの続きで、Power BI for Office 365 の Office 365 関連の機能が、どのようにに「全ての現場の社員」が利用するのに役立つか考えてみます。

今回は、前々回に示した手順 5 (Power View で素敵なグラフを作成する) に効く Power BI Q&A に関してです。

Power Query のクエリによって生成されたデータは、表形式の「データ モデル」として Power Pivot と呼ばれる Excel 内のインメモリ データベースに保持され、そのデータ モデルから Power View を利用してグラフを作成する、という流れは、これまで何度か示してきました。
ここでのポイントは、たとえ共有クエリを利用して他の人が作成したクエリが再利用できても、グラフは自分で作成しなければならない、という点です。
前々回に紹介した Power BI サイトを利用すると、アップロードされている他の人が作成したグラフをそのままの形で参照することは出来ますが、グラフの見た目を変更する (例えば、棒グラフから円グラフに変更する) ことやグラフに表示する項目を変更する (例えば、商品の色ではなく値引き率を X 軸に表示する) には、Excel ファイルをダウンロードして編集し直す必要があります。更に、Power BI サイトを確認するという行為も、みんなの利用頻度が上がってくれば、多くの Excel ファイルがアップロードされることになり、その中から必要なファイル (グラフ) を見つけるには時間を要します。

そこで、Power BI for Office 365 の Office 365 関連機能である「Power BI Q&A」の出番です。Power BI Q&A によって、検索ボックスに質問内容を入力すると、大量に存在する Power BI ワークブックから該当する Power Pivot データ モデルの選択と適切な Power View グラフの表示を自動的に行ってくれます
例えば、以前に作成したサンプルを少し変更した Power BI ワークブックから、Power BI Q&A を利用して、地方単位で正規就職者数と専門学校等入学者数の相関関係を確認してみます。ユーザーは検索ボックスに「正規就職者数 専門学校等入学者数 八地方区分」と入力していくだけで、Power BI Q&A が勝手に該当する Excel ファイルを探して、最適だと思われるグラフの形式で表示してくれます。

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Power BI Q&A で利用可能にする

Power BI サイトに Excel ファイルをアップロードしただけでは Power BI Q&A で利用可能、つまり、Power BI Q&A が探してグラフを作成する対象にはなりません。これは、他の人や自分で再利用すべき状態になっていない場合も考えられるためです。
Power BI Q&A で利用可能とするためには、Power BI サイトにアップロードした後に、ファイル右下の […] から [Q&A に追加] を選択するだけです。

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Power BI Q&A を利用する

Power BI Q&A を利用するには、Power BI サイト右上の「Power BI Q&A による検索」をクリックすれば OK です。

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検索ボックスに、データ モデルの列名や実データ値と条件式を入力していけば、入力するごとに適切と思われる結果を表示してくれます。

例えば、「正規就職者数」と入力すると、データ モデルの列名なので、他の列の情報から都道府県ごとの正規就職者数を地図形式で表示し、

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続けて、「専門学校等入学者数」を入力すると、データ モデル内の 2 つの列名が指定されているので、それぞれを X 軸、Y 軸に設定したグラフを表示し、

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続けて、「八地方区分」と入力すると、3 つ目の列が (そのデータの値の内容から) グルーピングのためのものだと判断され、地方毎にグループ化した結果をグラフで表示します。

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そうです。Power BI Q&A は、入力された質問がデータ モデルの列名を指しているのか、データ モデル内の値を指しているのか、自動的に判断してくれます。ただのファイル システムの検索では、Excel の中の文字列の検索は可能ですが、その文字列の意味までは決して判断してはくれません。

Power BI Q&A で利用可能な質問の構文は、リンク先にも記載されていますので、併せて参照してください。

Demystifying Power BI Q&A – Part 1
http://blogs.msdn.com/b/powerbi/archive/2014/02/27/demystifying-power-bi-q-amp-a-part-1.aspx

Power BI Q&A の質問内容を共有する

これだ! という Power BI Q&A の質問内容が完成したら、その構文とグラフを共有したいですよね。
検索ボックス右側の封筒アイコンをクリックすれば、グラフと質問内容を表示する URL をメールで送信、リンク アイコンをクリックすれば、URL がコピーされるので Yammer 等で共有が可能です。

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SharePoint サイトのサイトコレクション管理者であれば、「おすすめの質問」を登録することができ、Power BI Q&A 利用者間で共有することが可能です。

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ということで…

Power BI Q&A によって、手順 5 (Power View で素敵なグラフを作成する) を全ての現場の社員が行うためのハードルはグッと下がりました。何と言っても、問い合わせると、Power BI Q&A が勝手にグラフを作成してくれるわけですから。

更に、手順 1 (社内に同じことをやった人が居ないか検索で探してみる) や手順 2 (xxx のデータを持ってないか聞く) の時間の削減にも効果がありますし、手順 4 (データ モデルのリレーションシップを作る) のサンプルを探し出すような行為も簡単にしてくれます。

今回の最後に、手順の概要と、これまでの内容を含めて効果のある Power BI for Office 365 の Office 365 関連の機能をまとめてみます。

手順 効果のある機能
1. 社内に同じことをやった人が居ないか検索で探してみる Power BI サイト
共有クエリ
Power BI Q&A
2. xxx のデータを持ってないか聞く 共有クエリ
Power BI Q&A
3. Power Query でそれぞれのデータを取得するクエリを作成する 共有クエリ
4. Power Pivot でそれぞれのクエリから生成されたデータ モデルのリレーションシップを作る Power BI Q&A
5. Power View で素敵なグラフを作成する Power BI サイト
Power BI Q&A
6. 完成した Excel ファイルを共有する Power BI サイト
共有クエリ

Power BI Q&A に関しては、以下も併せて参照してください。

Power BI for Q&A 概要
http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-suite-help/HA104167933.aspx

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