「現場の社員が自らデータ分析」を効果的に行うためには (2)


前回からの続きで、Power BI for Office 365 の Office 365 関連の機能が、如何に「全ての現場の社員」が利用するのに役立つか考えてみます。

今回は、前回示した例の手順 3 (Power Query でそれぞれのデータを取得するクエリを作成する。) に効く Power Query の共有機能に関してです。
Power Query に関しては、このブログでも何度か例を示してきました。

Power BI で楽々データ分析
http://wp.me/p15HRf-iV

Power Query による公開 API の利用 (XML 出力編)
http://wp.me/p15HRf-kz

Power Query による分析データの再分析 (Excel & HTML 入力編)
http://wp.me/p15HRf-lN

Excel の画面を利用して、あらゆる場所 (Web サイトや RDBMS など)  から必要なデータ (売上データや顧客マスター) を取得し、並び替えたり、フィルターを掛けて使い易い形式に変換するための機能で、その結果として生成されるものを「クエリ」と呼んでいます。
つまり、「各自でクエリを作成する」か、「他の人から受け取ったり、何とか検索して見つけた Excel ファイルを開いて中に記述されているクエリをコピーして再利用する」ということで自分が利用するクエリを作成するわけです。

Power Query の取り扱いに慣れていればアッという間にクエリが作成できるかもしれませんが、全ての現場の社員がこれを行うのは少し大変ですし、時間の無駄です。
「売上データを取得する」「顧客マスターから顧客情報を取得する」といったことは多くの現場の社員がやりたいことですので、誰かが作成したクエリを他の人が簡単に利用できればいいわけです。これを簡単に行えるようにするのが、Power BI for Office 365 の「共有クエリ」の機能です。

共有クエリの利用開始

共有クエリの利用を可能にするのは簡単です。[POWER QUERY] タブの [組織] – [サインイン] アイコンをクリックして、表示されるサインイン ダイアログで [サインイン] をクリックして、Power BI for Office 365 の契約 (トライアルを含む) を行っているユーザーでサインインすれば OK です。

image

image

他の人が作成した共有クエリを利用する

他の人が作成した共有クエリを利用するのも超簡単です。サインイン後に、[POWER QUERY] タブの [外部データの取り込み] – [オンライン検索] を選択し、検索ボックスに何らかのキーワード (例: 「売上」) で検索を行って表示された共有クエリを選択して [ワークシートに追加] を選択すれば OK です。
当然、その後に Power Query の UI から利用する共有クエリの形式の変更も可能です!

image

image

自分が作成したクエリを共有クエリとして公開する

自分でクエリを作成したら、是非積極的に組織内に公開しましょう。もしかしたら使われないかも、とか、ちょっと恥ずかしい、とか思って共有しないと、会社全体のデータ分析の効果が落ちます。
サインイン後に、[POWER QUERY] タブの [クエリの管理] – [共有] を選択し、[クエリの共有] ダイアログで各種メタデータを入力し、[コピーの共有] を選択すれば OK です。
「名前」や「説明」に分かり易い内容を記載しておくと、他の人が共有クエリを検索し易くなって、効果が上がります。

image

image

証明されたクエリを登録する

Power BI for Office 365 のエキスパートだと認定されているユーザーには、クエリの公開時のダイアログに「他のユーザーのためにこのクエリを証明」というチェックボックスが表示されます。これをチェックして公開すると、そのクエリが「証明されたクエリ」として共有クエリの検索結果にメダル付きで表示されます。
Twitter で有名人のアカウントに用いられる認証済みアカウントのようなこの仕組みですが、お墨付きがあれば安心して共有クエリを利用できますよね。

image

自分が公開した共有クエリがどの程度利用されているか確認する

折角公開した共有クエリですから、他の人にどの程度利用してもらえているかを確認するためのレポート機能もあります。
Power BI サイトの上部に表示されている [自分の Power BI] をクリックすると、Power BI for Office 365 の Office 365 側の機能である「データ管理ポータル」が表示されます。

image

[データ] タブをクリックすることで、自分が公開した共有クエリの利用頻度を確認することが可能です。

image

ということで…

Power Query の共有クエリやデータ管理ポータルによって、手順 3 (Power Query でそれぞれのデータを取得するクエリを作成する。) を全ての現場の社員が行うためのハードルはグッと下がりました。
更に、手順 1 (社内に同じことをやった人が居ないか検索で探してみる) や手順 2 (xxx のデータを持ってないか聞く) の時間の削減にも効果がありますし、手順 6 の「何とか特徴のある結果が得られたので、せっかくだから、みんなで利用できるように Excel ファイルをファイル サーバーに置いておき、みんなにメールでお知らせする。」を、共有クエリの形で簡単にもしています。

今回の最後に、手順の概要と、前回の内容を含めて効果のある Power BI for Office 365 の Office 365 関連の機能をまとめてみます。

手順 効果のある機能
1. 社内に同じことをやった人が居ないか検索で探してみる Power BI サイト
共有クエリ
2. xxx のデータを持ってないか聞く 共有クエリ
3. Power Query でそれぞれのデータを取得するクエリを作成する 共有クエリ
4. Power Pivot でそれぞれのクエリから生成されたデータ モデルのリレーションシップを作る  
5. Power View で素敵なグラフを作成する  
6. 完成した Excel ファイルを共有する Power BI サイト
共有クエリ

Power Query の共有クエリやデータ管理ポータルに関しては、以下も併せて参照してください。

Power BI for Office 365 でのデータ管理の操作環境のヘルプ
http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-sharepoint-online-enterprise-help/HA104079156.aspx

広告