初期設定でも大丈夫。”ビジネス”用のファイル共有には SharePoint を


「内部メール誰でも閲覧」!?

先日、こんなニュースが大きく取り上げられていました。
実際は、ニュースでインターネット上の無料ツールでファイル共有を行った結果、誰でもファイルが参照できてしまったようです。オーマイガー。

内部メール誰でも閲覧「グーグルグループ」利用 : ニュース : ネット&デジタル : YOMIURI ONLINE(読売新聞)
http://www.yomiuri.co.jp/net/news0/national/20130709-OYT1T01518.htm

内部メール誰でも閲覧「グーグルグループ」利用 (読売新聞) – Yahoo!ニュース
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20130709-00001518-yom-sci

こんな感じで丸見えなわけですね。

image

何が問題なのか

インターネット上の無料ツールに対して批判的に思っているではありませんし、ユーザーの利用方法が悪かったんだと非難するつもりもありません。
インターネット上の無料ツールは、全世界の人への情報の公開と共有 (と、それによる利益の獲得) が目的ですので、初期設定ですべてのユーザーが情報を参照可能にしていることの方が自然です。私がかの会社の人でもそうします。

もう一度ニュース記事を読むと、どうやら、問題のツールの利用目的が、「海外などの社内システムにアクセスし難い状況下で」「特定のメンバー間でビジネス上の情報を簡単に共有したい」だったようです。

ということで、今回の根本的な問題はビジネス向けのツールを利用していないという点に行きつきました。なお、ここでは、そもそもコンプライアンス上認められていないなどの議論は省きます。

ビジネス用のオンライン グループウェア Office 365

そんな皆様は、すぐに “ビジネス用” のクラウド サービスである Office 365 と Office 365 に含まれるビジネス用のファイル共有のための SharePoint Online を試してください。以下を参照し、手順に従えば、まずは 30 日間無料でお試しいただけます。社内にサーバーを置いて管理する必要はありませんし、初期設定のままで誰でも参照できるような状態には決してなりません。

30 日 無料お試しステップガイド | Office 365
http://www.microsoft.com/ja-jp/office/365/try-guide.aspx

お試しを開始すると、チーム サイトと呼ばれるファイル共有を含めた情報共有を行うための場所が完成していますので、後はファイルを Web ブラウザやエクスプローラーで読み書きするだけです。何てこったい!
動画による手順を参照してもらえれば、更に理解できると思います。

Office 365 でドキュメントを共有する
http://office.microsoft.com/ja-jp/office365-suite-help/VA103141040.aspx

オンプレミスからの順次以降にも

SharePoint Online のオンプレミス (社内設置型) 版である SharePoint Server を利用している会社も多いはずです。そんな皆様はハッピーです。契約されているライセンスによっては、オンプレミスとクラウドを順次行き来することが出来るようになっています。

Microsoft Enterprise Agreement と Enterprise Subscription Agreement – マイクロソフト ボリューム ライセンス
http://www.microsoft.com/ja-jp/licensing/licensing-options/enterprise-detail.aspx

ニュースの元になったお客様や、このニュースを見て「やばい!」と思ったお客様が、社内システムに SharePoint を利用しているなら、社内の担当者や業者さんに聞いてみるといいでしょう。

ちなみに…

問題となったツールでは添付ファイルの内容までは検索できませんが、SharePoint では添付ファイルの内容まで検索可能です。このあたりも、検討のポイントになるはずです。

広告